مديريت مکاتبات :

• تعريف انواع مدارک موجود ( نامه ، کتاب ، نقشه ، فيلم و ... ) .
• تعريف گروه و زير گروه براي مدارک .
• اختصاص نوع مدرک به هر مدرک در حال ثبت .
• ثبت تاريخ مدرک و تاريخ ثبت مدرک .
• اختصاص فرستنده و گيرنده مدرک از بخش ارتباطات .
• اختصاص موضوع.
• اختصاص عنوان.
• اختصاص گروه.
• تعريف  کليد واژگان .
• اختصاص پيوست .
• مشخص نمودن رونوشت .
• ارجاع مدرک به هر يک از اشخاص و يا گروه ها  .
• اختصاص مهلت پاسخگوئي به مدرک هنگام ارجاع .
• ثبت توضيحات مربوط به مدرک ، بدون محدوديت .
• اخذ گزارش هاي مديريتي توسط کليه فيلدهاي اطلاعاتي ثبت شده .
• انتقال اطلاعات ثبت شده بهمراه فايلهاي پيوستي  براي اشخاص انتخابي از طريق ايميل .
• انتقال خلاصه اطلاعات ثبت شده براي اشخاص انتخابي از طريق پيامک .
• انتقال اطلاعات ثبت شده به اشخاص مورد نظر از طريق دورنگار .